Una de las claves para que una empresas remotas puedan operar con éxito es mantener una comunicación fluida y eficiente. Y es justo a medida que el mundo laboral se adapta a las demandas actuales que las herramientas digitales van jugando un papel cada vez más importante para permitir que los equipos trabajen juntos, incluso sin compartir un espacio físico.
Por ese motivo es que el objetivo de este post es compartirte una selección de plataformas de comunicación que, por sus funciones, son ideales para empresas remotas. Estamos seguros de que te ayudará a seleccionar las soluciones más adecuadas, para que los miembros de tu equipo de trabajo remoto puedan comunicarse sin problemas.
1. Google Meet: conexiones efectivas
Se trata de un servicio de videoconferencias, que, aunque puede ser de uso personal, cuenta con una opción con capacidades avanzadas para las empresas. Esta plataforma permite crear de reuniones en línea con hasta 500 participantes, internos y externos, con quienes se necesita mantener la conexión y la claridad.
Dentro de las características que hacen destacar a esta plataforma, se encuentran:
- Altos niveles de seguridad y confianza, como los mecanismos contra usuarios no autorizados.
- Puede ser usado por todo tipo de empresas, debido a que en su versión libre, acepta hasta 100 participantes y reuniones de hasta 60 minutos.
- Hace posible el uso de subtítulos para facilitar la comunicación entre personas con diversos idiomas.
- Ofrece la opción de grabar las llamadas, con el objetivo de poder ser consultadas posteriormente por el equipo.
- Es compatible con diferentes dispositivos: computadoras fijas y teléfonos móviles.
- Al pertenecer a Google, su servicio se integra con otros servicios como: Gmail, Calendar, entre otros.
2. Zoom: más allá de las barreras físicas
Como alternativa a Google Meet, se encuentra Zoom, también conocido como Zoom Cloud Meeting, que ha demostrado ser una solución robusta para las necesidades de comunicación empresarial en el mundo virtual. Su sistema basado en la nube permite realizar videollamadas, salas dentro de una reunión, llamadas de audio y grabaciones en tiempo real.
Gracias a que está diseñada específicamente para el ámbito empresarial, Zoom puede albergar un gran número de usuarios simultáneamente y proporciona herramientas para el control de reuniones, desde poder compartir archivos en tiempo real hasta la colaboración virtual.
Como herramienta de comunicación y trabajo, brinda a los equipos la posibilidad de colaborar de manera efectiva y eficiente, derribando las barreras físicas que separan a los miembros del equipo.
3. Gmail: la comunicación centralizada
En el contexto del trabajo remoto, Gmail ha demostrado ser una herramienta invaluable, sobre todo, por su destacada capacidad de almacenamiento. Es de gran utilidad para equipos que necesitan intercambiar archivos de gran tamaño, como agencias de marketing o empresas que manejan grandes cantidades de datos.
Sin embargo, su valor va más allá de la capacidad de correo electrónico.
Se integra de forma fluida con otras aplicaciones de Google Workspace, como Google Drive, Google Meet y Google Chat, permiten a los equipos trabajar en perfecta armonía.
Permite la programación de reuniones en línea, desde la bandeja de entrada de Gmail, que se sincroniza con Calendar y el intercambio de documentos, sin abandonar la plataforma, optimizan la colaboración.
Además, las funciones de búsqueda avanzada y la organización eficiente de correos electrónicos, permite que los equipos puedan concentrarse mejor y trabajar con mayor eficiencia en las tareas en cuestión, evitando la pérdida de tiempo en la búsqueda de información esencial.
4. Slack: comunicación efectiva en tiempo real
Otra plataforma que se erige como una herramienta esencial para el teletrabajo remoto es Slack, gracias a su capacidad de hacer posible la comunicación en tiempo real y herramientas de colaboración. De modo que facilita la transparencia y mejora la eficiencia.
Sus funciones han hecho que Slack se convierta en una solución clave para proyectos colaborativos y el intercambio de información:
- Permite la creación de canales específicos para cada proyecto y, con esto, la reducción del uso del correo electrónico, debido a una comunicación más inmediata.
- Su plataforma de mensajería instantánea ofrece una experiencia de usuario similar a los otros servicios de uso habitual para las personas.
- Ofrece otras ventajas en la gestión de mensajes como la posibilidad de editarlos, así como el intercambio de archivos.
- Es posible realizar llamadas o videoconferencias a través de la misma herramienta.
- Tiene capacidad de integración con otras herramientas como Google Drive y algunas más utilizadas en trabajo remoto.
- Fomenta la productividad y la cohesión del equipo, al permitir un espacio fluido de comunicación cercana y trabajo eficiente.
5. Microsoft teams: unificando la colaboración
Microsoft Teams se presenta como una aplicación de colaboración integral, diseñada para conectar y organizar equipos en un único espacio. Desde el uso de un chat instantáneo, hasta la organización de actividades y la integración de aplicaciones y herramientas. Su objetivo es ofrecer una experiencia de comunicación completa.
Algunas de sus funciones principales destacan por simplificar la comunicación y colaboración, como:
- La capacidad de mantener conversaciones y archivos organizados en equipos y canales específicos.
- La sincronización del calendario de Teams con Outlook, que asegura la coherencia en la programación de reuniones y seguimiento de tareas.
- Cuenta con una amplia gama de aplicaciones y herramientas disponibles, para hacer el trabajo más fluido.
Su objetivo es ofrecer una experiencia integral, como un centro de operaciones virtuales para equipos remotos.
6. Workvivo: más allá de la comunicación
Otra plataforma de comunicación, que destaca por su enfoque en el compromiso y la productividad, es Workvivo, que también está diseñada para equipos remotos. A grandes rasgos, se trata de una combinación de red social, intranet y aplicación para empleados, que facilita la conexión y la colaboración.
Por otro lado, hace posible gestionar un programa de reconocimiento y recompensas basado en el rendimiento. Es decir, se alimenta de los datos registrados en plataforma, de acuerdo con el desempeño de cada colaborador. Esto hace posible que las personas en puestos de liderazgo puedan apreciar y reconocer a los empleados.
Además, estos espacios digitales para compartir actualizaciones y contenido fomentan la colaboración entre varios departamentos. Con la capacidad de personalizar la experiencia y emitir alertas. Es por eso que destaca como una solución que trasciende la comunicación simple y se convierte en una herramienta para fomentar el compromiso y la cohesión en equipos remotos.
7. Twist: comunicación asincrónica organizada
Finalmente, otra herramienta que queremos agregar a la lista es Twist, que aborda la comunicación desde una perspectiva asincrónica, proporcionando una forma organizada de colaborar para equipos distribuidos. La estructura basada en temas asegura que las conversaciones estén centradas y enfocadas en torno a un solo asunto.
En ese sentido, dentro de sus grandes ventajas se pueden enumerar:
- La posibilidad de organizar canales por tema, proyecto o cliente, lo que centraliza la visibilidad del trabajo en equipo.
- Reduce la ansiedad relacionada con las notificaciones, al agrupar los temas en una bandeja única, priorizando la importancia.
- Los equipos remotos pueden comunicarse de manera eficiente sin perderse en una avalancha de información.
- Encontrar soluciones de manera conjunta a los retos que se presentan en algún proyecto o proceso, dentro de la empresa
- Ayuda a reducir el uso del e-mail o chats generales, con la ventaja de tener mayor claridad y organización.
- Gestionar y coordinar tareas específicas y darles seguimiento con total transparencia y organización.
Conclusión
En última instancia, el éxito de una empresa que opera de manera remota depende en gran medida de su capacidad para mantener una comunicación clara y efectiva: las herramientas mencionadas en este artículo, desde Google Meet hasta Twist, han sido diseñadas para abordar las complejidades de la comunicación en un entorno de trabajo remoto.
Ya sea a través de videoconferencias, mensajería asincrónica, colaboración en tiempo real o compartición de archivos, estas plataformas se combinan para garantizar que los equipos remotos tengan las mismas facilidades de comunicación que en el entorno de trabajo tradicional. Al adoptar las herramientas adecuadas, las empresas pueden superar las barreras de la distancia y fomentar la conexión, la colaboración y la productividad en el mundo laboral remoto que es cada vez más generalizado.